Idei organizare evenimente

Mai jos, câteva idei despre organizarea de evenimente.


Înainte de eveniment:
Limbajul din timpul multor prezentări mi se pare foarte specializat, dar și inutil birocratic. Ar putea fi mai ușor de înțeles dacă ar fi scris mai prietenos.

Aș cere speakerilor prezentările cu o săptămână înainte de eveniment. Nu este OK: prezentare în limba engleză, sau o prezentare din care slide-urile nu erau citite. Designul majorității prezentărilor este slab, uneori imagini scalate (nu erau păstrate proporțiile între înălțime și lățime), multe texte, fonturi mici și greu de citit, template-uri standard din PowerPoint, foarte multe slide-uri.

Aș întreba speakerii dacă sunt de acord cu “urcarea” prezentărilor pe net.
Aș face un canal de SlideShare, și aș pune acolo toate prezentările pentru care am primit OK de promovare. Aș da fiecărui speaker un URL scurt, și i-aș ruga să îl pună în prima și ultima pagină a prezentării.
URL-urile se fac scurte cu www.bitly.com. Dacă vă faceți cont acolo, puteți personaliza URL-urile scurte, adică să nu fie www.bit.ly/fFj84Jk, ci să fie www.bit.ly/prezentare-online-marketing

La intrare m-ar ajuta niște mici afișe puse în hotel, cu “stânga / dreapta” pentru eveniment, sau o persoană chiar la intrarea în hotel.

Dimineața nu începeți cu cea mai importantă prezentare a zilei, și, la fel, nu puneți prezentări foarte importante seara sau înainte / după masă.

Dacă evenimentul începe la ora 9 AM, ar trebui să anunțați ora 8:30 pentru înregistrare și ora 9 pentru început conferință și să începeți chiar la 9.

Ar trebui să faceți un training cu speakerii cu pointerul. De asemenea – Training cum sa țină microfonul.

Ar trebui să aveți niște criterii pentru prezentările PPT: un font de dimensiuni minime, imagini care să se vadă bine din orice locație din sală, un nr. maxim de cuvinte per slide. Altceva – să nu își ceară scuze în timpul prezentării pentru emoții, pentru că n-au lucrat la prezentare, pentru orice altceva. Nu ajută pe nimeni, și de obicei e o scuză de tipul “Aș fi putut să fac ceva, dar nu e important, așa că voi, audiența, nu contați”.

Nu este ok ca oamenii să prezinte definiții sau clasificări.

Speakerii ar trebui să fie conștienți la ce branduri pot face reclamă.

Există pe piața de ținut discursuri publice o mulțime de oameni care au expertiză bună în a ține un discurs motivant, fără însă a ști ce mesaj să transmită. Dacă căutați la Google “Toastmasters” sau “Public Speaking România” sau “Vorbitori în Public România”, puteți găsi traineri pe nișa asta. Majoritatea dintre ei sunt dispuși să lucreze, mă aștept pentru niște tarife nu foarte mari, cu practicanți ai vorbitului în public. Ați putea pune în legătură pe cei care care urmează să prezinte cu astfel de furnizori de servicii.

Facebook:
Facebook – V-aș sfătui să apelați la un designer care să vă facă un template, și, pe baza acelui template, să faceți voi grafica pentru toate bannerele. Sau folosți Canva.com.

De pus o fotografie cu fiecare speaker. De dat tag fiecărui speaker în textul rezumat. Fiecare speaker sa primească un banner cu “sunt speaker la”, alături de un scurt text, scris diferit de la un speaker la altul, si un link către evenimentul de Facebook.

Dacă postați pe pagina de Facebook a companiei, postați și în pagina eventului.

Fotografii:
Când vorbește un participant din sală => de făcut poză.

E necesară o poză cu toată sala, din față sau spate.

În general, în poze ar trebui să fie fie emoții (râs, aplauze), fie acțiuni (persoana vorbește, sau face gesturi largi).

Poze – ma aștept să faceți poze din 4 unghiuri diferite cu fiecare speaker. Exemple cadre – din spatele speaker ului, să se vadă speaker

In momentul în care sala aplaudă, de făcut poze. La fel, dacă se rade.

Vă recomand să înregistrați video conferința. Despre live streaming pe YouTube, se poate, și nu e dificil, dar de obicei nu se transmite live la calitate foarte bună, așa că eu prefer să înregistrez o conferință și să o urc pe YouTube la calitate foarte bună, mai degrabă decât să transmit live la calitate medie sau slabă.

De pus clipurile video pe YouTube, nu pe Facebook live. Pe Facebook, clipurile se pierd în istoric, e mai greu decât pe YouTube să vezi într-un singur loc toate clipurile de la evenimentul de anul trecut. De asemenea, calitatea clipurilor YouTube e mai mare decât cea a clipurilor Facebook.

Similar, vă recomand să puneți pozele și pe canale dedicate pentru imagini, recomand Google Plus sau Flickr.

Când dați premii sau lucruri similare, faceți poze.

Este de preferat să faceți poze și să postați online cu aparatul foto DSLR, nu cu telefonul.

Sunt trei cadre mari de filmat: ecranul, speakerul, sala.

Organizatoric:
Trebuie printate diplomele de participare pe foaie groasă, nu foaie A4 standard.

Dacă prezentările durează constant peste 20 de minute, puneți în program pauze mai mari, sau puneți mai puțini speakeri pe zi.
Pentru măsurare timp, puneți un laptop în față cu un counter timp.

Cereți la intrare înregistrare pe o tableta, nu tabel, pentru a evita erorile de scriere.

Faceți un follow up cu fiecare eveniment – poze, video, sumar text, prezentări ppt și trimiteți pe email în termen de 2 zile lucrătoare.

Dion Hinchcliffe – conference, https://flic.kr/p/5AYugU

I am a Digital Marketing freelancer. My expertise is in SEO (Search Engine Optimization) / UX (user experience) / WordPress. Co-founder of lumeaseoppc.ro (series of events on SEO & PPC) and cetd.ro (Book on branding for MDs). On a personal level, I like self-development - events, sports, healthy living, volunteering, reading, watching movies, listening to music.

No comments yet.

Leave a comment

Your email address will not be published.