Gmail – sau despre unica opțiune în a folosi emailul. Poți alege ce dorești, atâta timp cât e Gmail. Libertate totală. (Discuție, în treacăt, și despre alte emailuri. Non-Gmail)

Bună,

Să zicem că ești într-o postură de a crea/schimba/decide despre o adresă de email pe care o folosești. Fie folosești Gmail de ani de zile și te întrebi ce alternative ai, fie ești pe Microsoft Outlook și vrei să știi niște alternative, fie ai de ani de zile Yahoo! Mail și te tentează un pic Gmail, fie nu ai email și vrei să știi despre ce e vorba. Ei bine, mesajul ăsta ți se adresează.

Ca notă inițială, nu o să afli totul despre fiecare rețele. De asemenea, în mesaj o să dau și linkuri care au mai multe informații și, probabil, expertiză. Dar dacă vrei opinia mea, citește aici.

Întâi de toate, ce opțiuni majore ai?

• Client de email ca program (lansezi un program, ai email) – client desktop. Exemple de programe populare includ Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird. Alte opțiuni, gratuite. Soluție Mac OS. Alte variante.
• Client de email web-based, cu acces pe Internet (intri pe o pagină de Internet, unde găsești emailurile). Exemple populare sunt Yahoo! Mail și Gmail. O opțiune interesantă este și Outlook web-based – outlook.com. Alte opțiuni. Cum alegi?

Ce expertiză am în asta?

• Personal – Yahoo! Mail până prin 2005. Gmail încoace.
• La job – Thunderbird timp de doi ani, în 2006-2007 și 2008-2009.
• Clienți de email cu acces prin browser – Prin natura meseriei, folosesc periodic Yahoo! Mail. Am văzut fugitiv ceva clienți web-mail.
• Clienți de email cu acces prin software – Am folosit sumar Outlook Express și Microsoft Outlook.

Cum alegi între cele două opțiuni?

Citește articolul ăsta, din care relevante mi se par următoarele informații:

• Desktop – poți citi multe conturi de email rapid (dacă ai multe adrese de email, e ușor să le citești pe toate).
• Webmail – dacă vrei toate conturile de email la un loc. O adresă cu toate.
• Webmail – dacă vrei să ai emailurile gestionate de alții pentru tine (back-up, salvare).

Dar opiniile mele despre asta sunt (Compar Outlook/Thunderbird cu Gmail. Despre asta vorbesc aici. De asemenea, compar doar Desktop vs. Gmail, nu compar între Gmail și alți furnizori, despre asta vorbesc mai jos):

• Un client de desktop este OK atâta timp cât citești mailurile pe un singur device. Dacă vrei să te plimbi și ai nevoie de mailuri în tot felul de locuri, e mai OK Gmail.
• Desktop – dacă vrei viteză în operațiuni precum deschidere email (pornire program).
• Gmail e foarte tare la căutări, la gestionarea mailurilor cu forwardări.
• Gmail e OK cu anularea oricărei bătăi de cap despre gestionarea emailurilor.
• Poate cel mai important motiv e că la Gmail ești sigur că lucrurile se întâmplă și merg. Gmail funcționează, Gmail e acolo, Gmail merge. Programul din calculator poate pica, serverul pe care îți ții mailurile poate pica și tot așa. Eu nu m-aș simți OK să știu că mailurile mele merg OK tot anul, mai puțin 6 ore pe an, când e serverul picat. Sau că mailurile ajung tot timpul, mai puțin în extrem de rare cazuri. Nu vreau să am sentimentul “da, primesc mailurile. În general.” Vorbesc aici de probleme care nu dau erori. Omul trimite, serverul e picat, nu primește mesaj, mailul nu ajunge. Da, există soluții, dar costă, și siguranța nu cred că e la nivelul oferit Gmail.
• Există Gmail pentru începători și Gmail pentru avansați. Vezi câteva articole despre Gmail ninja – 1, 2, 3, 4. E diferența dintre “o mașină” și “mașina mea, care arată cum doresc eu și se comportă cum doresc eu”. E diferența dintre “o casă” și “casa mea”. Aceeași situație e și la browser-e – pot avea un browser “gol”, fără nicio opțiune, lipsit de facilități, sau pot să pun lucruri pe el. Ideea e că dacă înțelegi bine funcții din Gmail, devine, brusc mult mai puternic decât ce e standard. Una e Gmail și una e Gmail cu scurtături. Una e să am Gmail standard, una e să am un Gmail care îmi arată profilul persoanei cu care vorbesc în mod automat, în bara laterală. Una e să trimit un email în mod standard, și alta e să trimit un email și să am 30 de secunde timp să mă răzgândesc. Dacă compari Outlook (sau Thunderbird) fără nicio facilitate cu Gmail fără nicio facilitate rezultatul comparației e mult diferit cu Outlook cu funcții cu Gmail cu funcții. Sigur, asta nu înseamnă că dacă Gmail are 40 de funcții, te încălzește cu ceva asta. “OK, are 40 de funcții avansate, și?”. Dar dacă nu știi acele funcții, nu lucrezi măcar un pic cu ele, nu știi dacă ai nevoie de ele sau nu. Poți trăi foarte bine fără funcțiile respective, și funcționa OK. Dar dacă te interesează un proces de optimizare, dacă vrei eficiență și rezultate, ar trebui să citești despre acele funcții. Revenind la ideea de bază – Gmail cu funcții, alese pe gustul utilizatorului, e mult mai puternic decât Outlook cu funcțiile disponible. Pentru Thunderbird, ai multe add-on-uri care merită explorate. Și pentru Outlook ai. Nu le cunosc, nu știu aceste lucruri, însă. Ce compar eu e un Outlook în variantă standard, un Thunderbird cu ceva extensii, disponibile acum ceva ani, și Gmailul meu de azi. Însă cu siguranță add-in-urile aduc lucruri pe care Gmail nu le are. Cu ele poți avea ceva mai bun decât Gmail, pe unele aspecte.

Câteva mențiuni despre clientul de desktop:

• Citește despre el. Caută pe Internet sfaturi. Exemplu: [best OR top outlook 2010 tips] [make outlook 2010 better] [outlook 2010 shortcuts] [outlook 2010 productivity]. Citește câteva sfaturi despre el.
• Folosește add-on-uri sau plugin-uri. Caută liste de pluginuri pentru program. Exemplu – [outlook 2010 plugins] (dacă cauți așa, o să te lămurești că termenul “plugin” e de fapt “add-in” pentru Outlook și trebuie să cauți [best OR top outlook 2010 add-ins]).

Concluzia mea la clientul de desktop:

• Avantajele de a folosi Outlook sau Thunderbird sunt minimale.
• Opțiunea mea pentru Gmail are mult mai multe beneficii (le descriu mai jos) decât Outlook.

Client web-based – Câteva păreri personale despre Yahoo! Mail

• Era o vreme când toată lumea avea Yahoo! Mail și Yahoo! Messenger. Între timp, în mediul business Skype a devenit rețeaua mai uzitată. Am și Yahoo! Messenger, comunic pe plan personal cu oamenii pe el. Legat de Yahoo! Mail, oamenii pe business au trecut pe conturi ionel.ditulescu@companiamea.ro, care nu pot fi sincronizate gratuit cu Yahoo! Mail (sau dacă pot, e complicat de folosit). Oamenii cu tehnologia au trecut pe Gmail. Au rămas pe Yahoo! Mail oameni în vârstă sau puști cu Yahoo! Messenger sau oameni complet a-tehnici, care nu pot vedea de ce Gmail ar fi cu ceva mai bun decât Yahoo! Mail.
• Când s-a lansat, Gmail era marele under-dog. Era tipul care provoacă campionul. Era contul de email de care nu auzise nimeni, care voia să se ia în piept cu giganții. Cumva asta i-a motivat să vină încă de la început cu chestii tari (Yahoo! Mail avea vreo 20 de MB spațiu prin 2004, când s-a lansat Gmail, iar Gmail a venit cu 1 GB; plus chestiuni de interfață, care, de atunci, mi-au plăcut). A trecut timpul, și Gmail era nevoit să lupte să devină mai bun, în timp ce Yahoo! Mail profita de faptul că oamenii aveau o inerție. La un moment dat, Yahoo! Mail s-au trezit și au început să vină cu ceva funcționalități. Gmail avea însă o grămadă de chestiuni date gratuit (și Yahoo! nu voia să le piardă), iar chestiile avansate din Gmail, care au atras oamenii tehnici, realmente nu erau dorite de audiența rămasă pe Yahoo! Mail. Dacă îi spui cuiva din audiența Yahoo! Mail că poate să trimită de pe Yahoo! Mail mailuri ca și cum ar veni de la ionel@ionel.ro, îl va lăsa rece. Audiența vrea lucruri simpliste, nu e interesată nici măcar ca opțiune de ele.
• Mama mea folosește Yahoo! Mail. O vreme am încercat să mă gândesc dacă i-ar fi mai bine să aibă Gmail. Dar ea primește 5-10 mailuri pe zi, vrea notificare când e pe Yahoo! Messenger că are email nou și vrea să facă click și să fie direct logată când citește mailurile. E învățată cu interfața, care acum e și în română. Nu o deranjează reclamele, și e cumva firesc pentru ea să aibă o adresă de email cu ceva@yahoo.com.
• Însă dacă vrei să faci lucrurile eficient, Yahoo! Mail nu e o opțiune realistă. Orice vrei cât de cât avansat fie costă, fie nu există ca opțiune.
• Chestie absurdă – dacă nu intri în cont timp de 6 luni, contul va fi dezactivat și pierzi toate mailurile. Gmail dă vreo 15 GB gratuit, Yahoo! Mail dă nelimitat (teoretic, că practic dacă abuzezi de funcția asta, îți vor șterge contul; și Gmail face la fel, dar voiam să arăt că asta cu “nelimitat” e un mit). Gmail nu mi-a șters niciodată vreun cont, deși am avut conturi în care nu am intrat cu anii. Yahoo! mi-a șters multe conturi. Acum, întrebare – nu e mai OK să dai 15 GB, dar să nu ștergi contul, decât să dai nelimitat, dar dacă din varii motive nu intri 6 luni, să pierzi toate datele alea?
• Chestie absurdă – Yahoo! nu dă în mod gratuit nicio funcție de download al datelor. Am mailuri din 2005 pe care trebuie să le descarc, și contul e șters dacă nu intru 6 luni.

Client web-based – Opiniile mele despre Outlook.com

• Are o interfață în unele puncte similară cu Gmail, știe scurtături și e mult JavaScript, e rapid și prietenos.
• Are o parte din funcțiile avansate ale Gmail. Pe de alte parte, îi lipsesc multe funcții.
• Dacă ar fi să aleg Outlook.com pentru ceva, aș face asta pentru simplitatea lui. Poate fi inteționată (“hai să avem un client de email simplu”), sau o eroare (“nu avem timp să programăm lucruri pentru Outlook.com”).
• Este, însă, în opinia mea, inferior Gmail.

De ce ai folosi Gmail?

• Pentru încărcare în JavaScript. Emailurile se mișcă rapid, site-ul are viteză.
• Pentru funcții de căutare. Foarte bun motorul de căutare, și cu căutarea avansată poți face minuni. Detalii.
• Pentru funcții de filtrare a emailurilor noi. Poți alege ca anumite emailuri să fie arhivate, să fie adăugate în folder-e/label-uri. Mai multe detalii.
• Pentru modalitatea de back-up a datelor. Eu trimit datele mele din Gmail către alți furnizori de email și îmi fac back-up automat.
• Pentru securitate. Gmail e probabil mult mai sigur decât sistemul cu care te conectezi la Internet. Probabil ai breșe mai mari de securitate decât contul de Gmail.
• Pentru nu arăți ca un om care n-a auzit de Internet. Dacă ai o adresă de Gmail, poți da impresia că te pricepi la Internet.
• Pentru că poți să faci Gmailul cum vrei tu. Poți să îl sincronizezi cu Outlook. Poți forward-a emailurile. Poți alege o altă interfață grafică a Gmail. Pentru că e personalizabil în multe lucruri, inclusiv cele din Labs.
• Pentru că Gmail dă 15 GB gratuit. În mod normal, ar trebui să te țină câțiva ani fără probleme, iar cu 5 USD / lună ai 100 de GB.
• Pentru filtrele anti-Spam. Foarte bună modalitatea de filtrare e emailurilor tip SPAM, vei scăpa de multe bătăi de cap.
• Pentru Undo send. Poți trimite un email și apoi anula trimiterea, timp de 10-30 secunde. (mailurile sunt trimise cu o întârziere)
• Pentru adrese de email temporare create prin punct sau +. Astfel, dacă ai adresa ionel@gmail.com, poți face i.o.nel@gmail.com, sau poți face ione.l@gmail.com. E foarte rapid să “creezi” o astfel de adresă, trebuie doar să adaugi un punct. Dacă ți se par, totuși, limitative opțiunile, poți adăuga “+”: ionel+popescu@gmail.com, ionel+email@gmail.com, ionel+mesaje@gmail.com. Mai ai și opțiunea ionel@googlemail.com. Detalii și alte detalii.
• Pentru scurtături la nivel genial. Gmail are foarte multe scurtături de tastatură, care îmi folosesc mult când vreau să rezolv lucrurile rapid. Află mai multe informații.
• Pentru că Gmail va exista probabil și peste 30 de ani. Ține de Google, consider că datele mele sunt în siguranță.
• Pentru Forward-ing mailuri. Pot face ca toate emailurile mele, sau doar o parte, în funcție de o mulțime de criterii posibile, să fie transmise către o altă adresă de email. Despre asta.
• Pentru Download mailuri. Pot sincroniza emailul cu Outlook sau altă soluție, și să am o copie de siguranță a datelor mele. Cum faci?
• Pentru integrare cu alte sisteme. Gmail e o soluție foarte populară și sunt multe site-uri care au integrare cu Gmail, ceea ce îmi permite, de exemplu, să “leg” contul meu de alte conturi. Câteva exemple.
• Pentru un add-on precum Rapportive. Soluția îmi dă informații despre persoana care mi-a trimis emailul sau căreia îi scriu eu. Foarte util dacă vrei să știi cu cine comunici pe email.
• Pentru un add-on precum Boomerang. Pot trimite mailurile cu întârziere, pot face ca un email care nu a primit răspuns să fie adus înapoi în Inbox (dacă trimit mailul și persoana nu răspunde în n zile). De asemenea, pot arhiva un email și alege să reapară în Inbox după un anumit număr de zile.
• Pentru “Send mail as”. Pot alege să folosesc Gmail, dar, după o autentificare și verificare a datelor, pot trimite mailurile ca altă persoană. Pot fi ionel@gmail.com, dar pot trimite și de pe ionel@popescu.ro. Cum faci asta?
• Pentru Gmail Labs. Tot felul de funcții, unele mai puțin utile, unele mai mult, dar, în orice caz, poți extinde funcționalitatea Gmail prin Labs.
• Pentru comunicare facilă. Poți comunica în Gmail, cu un add-on de browser, prin cameră web + microfon. Exact ca Skype.
• Pentru siguranță. Pe partea de securitate, Gmail îți arată ultimele logări în contul tău.
• Pentru parole sigure. Pe partea de securitate, poți folosi two factor authentification (va fi necesar să ai și telefonul ca să te loghezi, nu doar să știi nume de utilizator + parolă).
• Pentru navigare sigură. Dacă vrei un Gmail mai sigur, e bine să activezi navigarea prin https permanent.
• Pentru securitate completă. Gmail nu e 100% sigur, ar trebui să te protejezi și pe alte planuri, nu doar emailul să fie sigur.
• Pentru gestionare contacte. Contactele sunt de mai multe tipuri:
  • Ai un set de contacte cu oamenii cu care comunici foarte intens, trimiți multe mesaje către ei.
  • Ai un alt set de contacte cu oamenii cu care comunici doar sporadic.
• Pentru colaborare. Poți da acces altor persoane la emailul tău. Eu, Ionel, pot folosi și emailul meu și, în același timp al altei persoane. Detalii.
• Pentru facilitate folosire. Pot deschide mai multe sesiuni de gmail în același timp. Pot lucra, în două ferestre/tab-uri distincte, în conturi diferite de gmail. Mai multe.
• Pentru unire conturi de email. Import de conturi din alte părți. Poți descărca în Gmail conturile din alte părți, ca să ai o singură adresă de email pe care o verifici (Gmail), deși folosești, în fapt, mai multe. Detalii suplimentare.
• Pentru că îți gestionează sarcinile. Dacă vrei să conectezi contul de email cu o listă tip to-do (de făcut), Gmail are așa funcție.
• Pentru că poți prioritiza. Mailurile pot avea steluțe (stars), care te ajută să separi emailurile puțin importante de cele intens importante. Mai multe informații.

Cum folosesc eu Gmail?

• Folosesc frecvent funcții de căutare avansată.
• Am vreo 30 de filtre active, unele din ele cu forward-ing de emailuri.
• Toate emailurile care ajung în inbox sunt trimise automat către alte 4 adrese de email diferite, de la furnizori de email diferți.
• Folosesc conturi dedicate pentru lucruri separate. Mailurile private nu sunt amestecate cu emailurile din conturi de pe web. Dacă se întâmplă ceva și pierd unul din conturi, nu le pierd pe ambele.
• Am filtru anti-spam exclusiv în singura adresă pe care o verific. Nu risc, în felul ăsta, ca emailurile să fie filtrate anti-spam, și să fiu nevoit să verific folderul spam din multe conturi. Verific într-un singur loc, în adresa finală pentru toate emailurile mele.
• Folosesc Undo Send, am activat ca timp de 30 de secunde emailurile să nu plece și să mă pot răzgândi.
• Am folosit frecvent funcția de creare cont nou prin punct sau +. De exemplu, la noul transfer.ro pot crea rapid un cont nou de email cu punct (funcția nu mai merge, între timp).
• Știu scurtăturile cele mai importante din Gmail.
• Folosesc Rapportive pentru a afla detalii despre cei cu care comunic.
• Send email as îmi e utilă mai ales când trimit emailuri din alte conturi decât cel principal. (de exemplu, când trimit un email cu atașament mare, trimit din alt cont, pentru a reduce din spațiul folosit de contul meu de emailuri principal).
• Am un cont în care mă loghez cu Two Factor Authentification și, prin el, am acces la conturile mele de email. E o soluție foarte sigură pentru momentele când citesc emailul de pe un PC care nu e al meu. De obicei, în situația respectivă, folosesc Private browsing.
• Îmi e util că am multe contacte în Gmail, pot lega contul de Gmail cu LinkedIn, și să descopăr, rapid, contacte noi.
• Îmi plac steluțele, le folosesc.
• Am următoarele Gmail Labs active:
  • Authentication icon for verified senders
  • Auto-advance
  • Canned Responses (foarte util!)
  • Picasa previews in mail
  • Pictures in chat
  • Recently Used Emoji

  • Undo Send (foarte util)

• În prezent, am tema Seafoam
• Am dezactivat Web clips.
• Am AdBlock, care îmi ascunde reclamele din multe site-uri, inclusiv Gmail.
• În contul principal, pot trimite mailuri ca și cum aș avea acces la alte 6 adrese de email (pot trimite ca ionel@gmail.com, cristi@gmail.com ș.a.m.d.).
• Am setat să afișez 100 de conversații per pagină. Încerc, însă, să reduc la inbox=0. Îmi e utilă funcția pentru căutări, de exemplu.
• Am activat Show “Send & Archive” button in reply.
• Am o singură steluță, cu “checked”.
• Semnătura mea: “Olivian Breda (telefon#1 / telefon#2)”. Detalii.

De ce oamenii iau decizii greșite când aleg clientul de email? De ce decizia de a alege clientul de email e pe picior greșit, și rezultatele sunt greșite?

• În opinia mea, acest lucru se întâmplă pentru că oamenii se uită la câteva lucruri de bază – impresii inițială, feed-back instant, părerea din prima utilizare. “A, nu-mi plac conversațiile, sunt grupate greșit” (se pot dezactiva). “Nu-mi place cum arată” (există teme, se poate folosi client desktop).
• Din păcate, multe funcții ale Gmail sunt relativ avansate și nu apar la prima utilizare. Nu e foarte clar care sunt filtrele pentru Gmail, cu ce te ajută căutarea avansată, și de ce anume ai vrea să sincronizezi Gmail cu alte aplicații. Dar, după o utilizare relativ intensă a Gmail, funcțiile avansate apar și utilitatea lor devine clară.

Cum ar trebui să abordezi Gmail?

• În opinia mea, ar fi indicat să citești despre metode de îmbunătățire și de folosire a lui eficientă. Am dat mai sus lucrurile care sunt importante pentru mine, însă va trebui să înveți singur(ă) să faci asta.

Copiază URL articolTrimite pe FacebookTrimite pe WhatsAppEroare linkuri?